Tugas 3 , Manajemen Layanan Sistem Informasi

PERUBAHAN MANAJEMEN

Pengertian Perubahan Manajemen

Pada hakikatnya, kehidupan manusia dan organisasi selalu bergerak dan diliputi oleh perubahan secara berkelanjutan. Perubahan terjadi karena lingkungan internal dan eksternal. Perubahan berarti bahwa kita harus mengubah dalam cara mengerjakan atau berpikir tentang sesuatu. Perubahan tersebut dapat terjadi pada struktur organisasi, proses mekanisme kerja, SDM, dan budaya.

Untuk lebih memahami makna perubahan, terdapat beberapa karakteristik perubahan (Kasali, 2006), yaitu :

      a.       Bersifat misterius karena tidak mudah dipegang

      b.      Memerlukan tokoh terkenal dalam melakukan perubahan

      c.      Tidak semua orang bisa diajak melihat perubahan

      d.      Perubahan terjadi setiap saat secara kontinu

      e.      Ada sisi lembut dan sisi keras dalam perubahan

f.        F.      Membutuhkan waktu, biaya, dan kekuatan

      g.      Dibutuhkan upaya khusus untuk menyentuh nilai dasar/budaya korporat

      h.      Banyak diwarnai mitos

i.        i.         Perubahan menimbulkan ekspektasi yang dapat menimbulkan getaran emosi dan harapan

j.        j       Perubahan selalu menakutkan yang menimbulkan kepanikan

Tujuan Perubahan

Tujuan perubahan disatu sisi untuk memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung

Konsep Dasar Manajemen Perubahan

Definisi Manajemen Perubahan adalah suatu upaya yg dilakukan manajemen guna melakukan perubahan berencana dengan menggunakan jasa/ bekerjasama dengan intervenis/ konsultan. Agar organisasi tersebut tetap survive dan bahkan mencapai puncak perkembangannya.

Tujuan dan Manfaat manajmen Perubahan

Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasien akan pelayanan yang berkualitas

Tipe Perubahan

Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula.  Tiga macam perubahan tersebut adalah:

     
1.      Perubahan Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;

     2.      Perubahan Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;

     3.      Perubahan Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.

Pada dasarnya tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan. Metode-metode yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan, dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan.

KEGIATAN

Perubahan yang direncanakan adalah kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi tujuan. Sementara perubahan yang tidak direncanakan adalah kegiatan perubahan yang tidak disengaja dan sifatnya hanya kebetulan saja. Untuk menghadapi perubahan yang tidak direncanakan tersebut organisasi membutuhkan fleksibilitas yang luar biasa dan kemampuan organisasi dalam beradaptasi terhadap perubahan lingkungan (Robin, 2003:347). Perubahan lingkungan bisnisau di lingkungan kediklatan yang seringkali tidak mampu diprediksi menuntut organisasi/perusahaan untuk mampu belajar dengan cepat, berinovasi secara berkelanjutan, menciptakan strategi-straetegi baru, mendeteksi dengan cepat adanya perubahan trend, membuat keputusan yang tepat dan cepat dalan menangkap peluang bisnis (Mujarudin,2006:4).

Perubahan dalam organisasi meliputi dua orde; orde pertama adalah perubahan yang linear dan berkesinambungan dan orde yang kedua adalah perubahan yang multidimensional, multilevel, tidak berkesinambungan dan radikal. Perubahan radikal dalam transformasi organisasional memunculkan tantangan berat bagi organisasi saat ini, bagaimana organisasi dapat melakukan transformasi organisasional tanpa menimbulkan masalah, atau dampak yang menyakitkan bagi anggota organisasinya. Perubahan tidak selalu bisa diterima oleh seluruh organisasi, agar perubahan tsb tidak menyakitkan, maka perubahan perlu memperhatikan waktu dan tidak dilakukan secara terus menerus (Abrahamson, 2000 dalam Darsono, 2002:80).

Perubahan dalam organisasi bisa dilakukan terhadap struktur organisasi, teknologi, pengaturan fisik dan proses operasi (reengineering), dan perubahan orang. Perubahan organisasi seringkali memiliki dampak negative terhadap individu maupun organisasi disamping dampak positif. Karena itu seringkali resistansi terjadi penolakan baik oleh individu ataupun organisasi. Sumber penolakan terhadap perubahan oleh individu adalah karena kebiasaan, keamanan (karena perubahan penuh dengan ketidak pastian dan ambiguitas), faktor ekonomi, ketakutan yang tidak diketahui dan pemrosesan informasi selektif. Sedangkan sumber penolakan oleh organisasi adalah kelembaman struktur, batas focus pada penolakan, kelembaman kelompok, ancaman keahlian, ancaman untuk menggunakan kekuatan hubungan dan ancama penggunaan alokasi sumber-sumber (Robin 2003:353-354).

Orang yang bertanggung jawab untuk mengelola kegiatan perubahan disebut agen perubahan. Agen perubahan bisa eksekutif senior (CEO), konsultan dari luar, karyawan yang berpengaruh atau manajer.  

Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya

Hubungan manajemen perubahan dengan proses manajemen layanan lainnya adalah sangat banyak , salah satunya adalah apabila ada suatu perubahan didalam manajemen bisnis ataupun manajemen layanan lainnya maka tata cara untuk megelola perusahaan atau organisasi tersebut maka akan berubah juga , mulai dari strategi , konsep , dan maksud tujuannya.

PENYEBARAN MANAJEMEN

MAKSUD DAN TUJUAN

Release Management memberikan pandangan yang  menyeluruh mengenai perubahan dalam IT service dan memastikan seluruh aspek dalam Release, baik teknik maupun non teknik. Jadi Maksud penyebaran manajemen adalah agar setiap organisasi maupun perusahaan dapat mengelola ataupun mengatur organisasi dan perusahaannya supaya lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya.

Tujuan penyebaran disatu sisi untuk memperluas jangkauan manajemen serta memperbaiki kemampuan organisasi dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan disisi lain, mengupayakan perubahan perilaku karyawan untuk meningkatkan produktivitasnya. Perubahan harus dilakukan secara hati-hati dengan mempertimbangkan berbagai hal agar manfaat yang ditimbulkan oleh perubahan harus lebih besar daripada beban kerugian yang harus ditanggung.

KONSEP DASAR

Pada dasarnya, kegiatan dan tujuan proses proses Release dan Deployment Manajemen di ITIL V3 identik Release Management di ITIL V2. ITIL V3 Manajemen Siaran memberikan rincian jauh lebih di bidang perencanaan Release dan pengujian; ini menyebabkan penambahan dua proses khusus yang dimasukkan di bawah Manajemen Pers dalam versi ITIL sebelumnya: Manajemen Proyek - Perencanaan Transisi dan Dukungan dan Layanan Validasi dan Pengujian. Dalam ITIL 2011 Manajemen Siaran dipanggil dari Manajemen Proyek untuk melakukan perencanaan rinci dari Release membangun, Lepaskan tes dan Rilis penyebaran. Antarmuka tambahan antara Manajemen Pers dan Manajemen Proyek ITIL telah diperkenalkan untuk memastikan bahwa Manajemen Proyek terus diberikan informasi perencanaan saat ini.

ITIL 2011 bimbingan terbaru juga menetapkan bahwa minor Perubahan dilaksanakan oleh Manajemen Perubahan tanpa keterlibatan Manajemen Pers, sehingga Minor Rilis Deployment sub-proses telah dihapus.

Kegiatan , Metode dan Teknik

Release Manager bertanggung jawab untuk perencanaan dan pengendalian gerakan Pers untuk menguji dan lingkungan hidup. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa integritas lingkungan hidup dilindungi dan bahwa komponen yang benar dilepaskan.

Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya

      1.      Dukungan Manajemen release

Proses Tujuan: Untuk memberikan pedoman dan dukungan untuk penyebaran Pers.

      2.      Perencanaan rilis

Proses Tujuan: Untuk menetapkan Perubahan berwenang untuk Rilis Paket dan untuk menentukan ruang lingkup dan isi dari Pers. Berdasarkan informasi ini, proses Perencanaan Rilis mengembangkan jadwal untuk membangun, pengujian dan menyebarkan rilis tersebut.

      3.      Dukungan Hidup Awal

Proses Tujuan: Untuk mengatasi masalah operasional cepat selama periode awal setelah penyebaran Rilis , dan untuk menghilangkan kesalahan yang tersisa atau kekurangan.

Pemenuhan permintaan

Maksud dan tujuan

Sebuah permintaan layanan adalah permintaan dari pengguna untuk informasi atau saran, atau untuk perubahan standar, atau untuk akses ke layanan TI.

Tujuan dari Pemenuhan Permintaan adalah untuk memungkinkan pengguna meminta dan menerima standar layanan, untuk sumber dan memberikan layanan ini, untuk memberikan informasi kepada pengguna dan pelanggan tentang layanan dan prosedur untuk mendapatkan mereka, dan untuk membantu dengan informasi umum, keluhan dan komentar.

Model permintaan

Permintaan pemodelan menggunakan metode statistik dan intelijen bisnis masukan untuk menghasilkan perkiraan permintaan akurat dan efektif mengatasi variabilitas permintaan. Permintaan modeling menjadi lebih penting karena peramalan dan manajemen persediaan sedang rumit dengan meningkatnya jumlah item yang bergerak lambat, yang disebut "ekor panjang" dari berbagai produk, banyak yang memiliki pola permintaan tak terduga di mana khas "normal distribusi "asumsi yang digunakan oleh model tradisional sama sekali tidak memadai. Dalam skenario ini, berhasil mengelola perkiraan dan persediaan memerlukan canggih permintaan dan pemodelan persediaan teknologi untuk andal mendukung tingkat layanan yang tinggi.

Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya

Layanan Permintaan Pemenuhan Grup ( request fulfilment group)

Layanan Permintaan Pemenuhan Grup mengkhususkan diri pada pemenuhan jenis. Biasanya, Tingkat 1 Dukungan akan memproses permintaan sederhana, sementara yang lain diteruskan ke Pemenuhan Grup khusus.

MANAJEMEN OPERASI IT

Maksud dan tujuan

Operation Management merupakan sebuah departemen, grup, atau tim yang bertanggung jawab terhadap kinerja operasional organisasi sehari-hari, seperti menjalankan lini produksi pada perusahaan manufaktur atau mengelola pusat distribusi serta pergerakan armada pada perusahaan logistik. Ada beberapa karakteristik operation management, yaitu :

      1)      Sebuah pekerjaan yang memastikan peralatan, sistem, atau proses secara nyata berjalan dan bekerja sebagaimana mestinya.

      2)      Implementasi rencana menjadi tindakan.

      3)      Fokus pada aktifitas harian dan jangka pendek serta cenderung diulang-ulang (rutinitas).

      4)      Fokus dalam mengembangkan aktifitas yang stabil untuk memastikan operasional berjalan dengan baik.

      5)      Nilai organisasi dikomunikasikan dan diukur.

      6)      Ada ketergantungan pada investasi peralatan dan/atau sumber daya manusia.

      7)      Nilai yang dihasilkan, harus melebihi biaya investasi dan overhead perusahaan (seperti biaya manajemen dan pemasaran), jika perusahaan berharap untuk berhasil.

Hampir sama dengan Operation Management, IT Operation Management dapat didefinisikan sebagai bentuk tanggung jawab pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur TI untuk memastikan layanan TI sesuai harapan bisnis. Atau dengan kata lain operasi TI merupakana sekumpulan aktifitas yang menjalankan infrastruktur TI sehari-hari untuk memenuhi keinginan atau tujuan bisnis.

Tujuan dari pengelollan operasi TI adalah :

      1)      pertahankan status quo untuk mencapai stabilitas proses dan kegiatan sehari-hari organisasi

      2)      Pemantauan rutin dan perbaikan untuk mencapai pelayanan yang lebih baik dengan biaya yang dikurangi, sambil menjaga stabilitas.

      3)      Untuk mendiagnosa dan mengatasi kesalahan dalam operasional TI yang terjadi.

Konsep dasar

Peran manajemen operasi adalah untuk menjalankan kegiatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengelola dan memelihara infrastruktur TI sebagai upaya menyediakan layanan dan dukungan TI pada tingkat yang disepakati. Peran tersebut adalah (TSO, 2007) :

1.Operations Control, mengawasi pelaksanaan dan memantau kegiatan operasional dan kejadian dalam infrastruktur TI yang meliputi :

a. Console Management, mengacu pada pendefinisian pusat pengamatan dan kemampuan monitoring serta menggunakannya untuk melakukanan kegiatan pemantauan dan pengendalian.

b.   Job Scheduling atau pengelolaan pekerjaan rutin atau batch script.

c.    Print and Output management.

d.   Maintenance activities.

2.    Facilities Management, melakukan pengelolaan lingkungan fisik TI.

Hubungan dengan proses manajemen layanan lainnya

Meja layanan: Menangani beberapa teknologi dan perangkat melalui server cloud terpusat. Sebuah proses operasi sederhana menangani tiket Anda, manajemen konfigurasi, manajemen aset, perubahan dan rilis. Semuanya hanya dengan sekali klik dan Anda dapat memantau dari lokasi manapun. Tidak ada lagi mendapatkan terpaku kursi Anda atau risiko hilang setiap pembaruan penting.

Memecahkan & Selesaikan: Itu akan lebih mudah untuk memecahkan masalah dengan Analisis Akar Penyebab Freshservice dan Preventive Maintenance daripada pergi melalui setiap server yang memeriksa dan mencegah pemadaman. Sebuah tiket Insiden dinaikkan setiap kali masalah yang dilaporkan, dan Anda mendapatkan pemberitahuan langsung dengan rincian diperbarui. Tiket diprioritaskan & diselesaikan berdasarkan tingkat urgensi dan pentingnya, SLA ini membuat Anda memahami tanggal jatuh tempo dan kebijakan lain untuk membimbing Anda. Sebuah alur kerja yang sistematis akan membantu Anda merespon dan menyelesaikan lebih cepat dari sebelumnya.

Singkirkan tugas biasa: Apakah Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda menyortir melalui tiket dan menugaskan ke orang yang tepat? Membuat sederhana itu! Hanya menetapkan aturan dengan Freshservice dan tugas-tugas otomatis dibuat. Fitur seperti Responses Kaleng, Scheduler yang membantu Anda bekerja lebih cerdas; Meja layanan otomatis kami akan memberikan operasi TI Anda tangan membantu yang Anda butuhkan buruk.

Mengurangi beban dan biaya pemeliharaan: Anda tidak lagi harus menginvestasikan waktu dan uang hanya untuk melacak semua aset Anda, biaya, pemeliharaan dan penyusutan. Modul Manajemen Keuangan akan mengurus itu; memiliki semua aset Anda dan vendor rincian di tempat. Semakin mudah untuk memeriksa biaya pemeliharaan dan perbaikan yang terjadi dan penyusutan untuk aset Anda dengan Freshservice. Tidak hanya itu, Anda dapat menjadwalkan tugas-tugas otomatis untuk semua lisensi, pemeliharaan dan perbaikan yang perlu diperbarui. 

APLIKASI MANAJEMEN

Maksud

Manajemen Aplikasi mencakup semua orang yang menyediakan keahlian teknis dan manajemen aplikasi. Dengan demikian mereka membawa keluar peran yang sangat mirip dengan Manajemen Teknis, tapi dengan fokus pada perangkat lunak aplikasi daripada infrastruktur.

Hal ini umum di banyak organisasi untuk merujuk ke aplikasi sebagai layanan, namun aplikasi hanya salah satu komponen yang diperlukan untuk menyediakan layanan. Setiap aplikasi dapat mendukung lebih dari satu layanan, dan masing‐masing layanan dapat menggunakan banyak aplikasi. Hal ini terutama berlaku bagi penyedia jasa modern yang menciptakan layanan bersama didasarkan pada arsitektur berorientasi layanan.

Tujuan

Menjelaskan bagaimana cara untuk mengelola aplikasi dari awal kebutuhan bisnis hingga seluruh tahap dalam sikluas hidup sistem, serta memastikan bahwa projek IT dan strategi selaras dengan bisnis.

Konsep dasar

Terdapat enam fungsi teknologi informasi, yaitu:

1.    Menangkap (Capture)

Menangkap disini dapat diartikan sebagai menginput. Misalnya menerima inputan dari mic, keyboard, scanner, dan lain-lain.

2.    Mengolah (Processing)

Mengolah atau memproses data masukkan yang diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan dan pemrosesan data dapat berupa mengkonversi, menganalisis, dan menghitung (kalkulasi).

3.    Menghasilkan (Generating)

Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna atau laporan yang dapat dimengerti oleh orang lain. Misal laporan, tabel, grafik, gambar, dan lain-lain.

4.    Menyimpan (Storage)

Merekam atau menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lain. Contohnya adalah menyimpan ke hard disk, flash disk, tape, dan lain-lain.

5.    Mencari Kembali (Retrival)

Menelusuri dan mendapatkan kembali informasi atau mengkopi data dan informasi yang sudah tersimpan. Misalnya mencari data penjualan yang sudah disimpan sebelumnya.

6.    Mentransmisi (Transmission)

Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan komputer. Misalkan mengirimkan data penjualan dari user A ke user yang lainnya.           

          
Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik.

          
Ada 4 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu: Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai penyedia dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah tambahan informasi bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure. Dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

Hubungan antara aplikasi manajemen dan pengembangan aplikasi

Manajemen Aplikasi bekerja erat dengan Pengembangan, tapi merupakan suatu fungsi yang berbeda dengan peran yang berbeda. Kegiatan yang dilakukan oleh Manajemen Aplikasi mirip dengan yang dijelaskan di atas untuk Manajemen Teknis.

Manajemen Aplikasi biasanya terorganisasi dalam bidang usaha yang masing‐masing mendukung tim.

http://nurhalizazahra.blogspot.co.id/2013/10/manajemen-perubahan.html

https://rinastkip.wordpress.com/2013/02/21/bahan-kuliah-manajamen-perubahan/

http://www.bppk.kemenkeu.go.id/publikasi/artikel/168-artikel-pengembangan-sdm/20335-manajemen-perubahan
https://pernikmagazine.wordpress.com/2008/07/21/konsep-dasar-manajemen-perubahan/
http://andgaa.web.id/siklus-hidup-itil-service-operation/

Read More